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淮海工学院科研经费管理办法
2014-11-27 09:00   审核人:
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第一章 总 则

第一条为进一步加强和规范我校科研经费管理,提高科研经费使用效益,确保我校科研工作健康、可持续发展,根据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、教育部《关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策和加强高校科研经费管理的通知》(教财[2011]12号)和江苏省教育厅《江苏省省属高校科研经费管理办法》(苏教规[2013]4号)等文件规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条本办法所述科研经费是指学校为开展科研活动所取得的各类经费。

第三条学校取得的各类科研经费,不论其资金来源渠道,其管理应严格按照国家有关法律法规、制度和相关规定执行,必须全部纳入学校财务部门统一管理,按照相关科研管理办法、科研合同、委托协议的要求合理使用。

第二章 职责与权限

第四条校长及科研、财务分管校长对科研经费管理承担领导责任。事关科研经费管理的重大问题应按照有关规定由学校党委常委会或校长办公会集体进行专题研究决定。

第五条院系是科研活动的基层管理单位,对本单位科研经费使用的合规性、合理性、真实性承担监管责任。院系要根据学科特点和科研的实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供条件保障;要配合学校相关职能部门加强预算执行,督促项目进度。

第六条科技处负责科研项目的合同审核和管理,督促项目负责人按照项目立项通知书(任务书)、合同和项目预算开展科研工作,监督科研项目经费的使用,协助财务处做好科研经费的管理工作。

第七条财务处负责科研经费的财务管理和会计核算工作,与科技处共同制订和完善校内科研经费财务管理制度及运行流程,协助项目负责人,按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则,科学、合理、真实地编制项目预算、决算审核等工作。

第八条审计处、监察室负责科研项目经费的审计、监督、检查工作。

第九条项目负责人是科研经费使用的直接责任人,要依法、据实编制项目预算和决算,按照批复预算和合同(任务书)使用经费,支出中涉及纳税的需照章办理,接受上级和学校相关部门的监督检查。项目负责人对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。

第三章 预决算管理

第十条项目负责人在财务处、科技处的协助下,按科研经费管理的相关规定和办法,根据项目研究开发任务的特点和实际需要,按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则,科学、合理、真实地编制项目经费预算。

第十一条科研经费预算包括收入预算与支出预算。

收入预算是指同一项目不同来源渠道的经费预算。包括申请的专项经费和自筹经费(含非税收入、企业及社会捐赠等)。

支出预算是指与科研相关的各类开支预算。包括直接费用、间接费用和协作费用。

(一)直接费用是指科研项目实施过程中,发生的与之直接相关的费用。主要包括设备费、材料费、测试化验加工及计算分析费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等,直接费用各项支出不得简单按比例编列。

(二)间接费用是指在组织实施科研项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为科研项目提供的现有仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出及绩效支出等,其中绩效支出是为提高科研工作绩效安排的相关支出。

(三)协作费用是指外单位协作承担项目部分研究试验工作的费用,须注明协作单位名称和协作内容,不得用于合作单位研究经费。

(四)科研项目在研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出,应当在申请预算时单独列示,单独核定。

各类费用支出预算比例,根据主管部门相关管理规定执行。

第十二条科研项目预算一经批复,必须严格按预算规定的开支范围和项目进度执行,原则上不予调整,确需调整并符合相关科研经费管理办法规定调整范围的,由项目负责人提出申请并按规定履行相关调整程序。

按规定属于学校预算调整权限内的一般预算调整事项,由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案,经院系及科技处审核同意,由财务处批准后执行;重大预算调整事项,除履行上述一般预算调整程序外,还须经分管校领导批准后方可执行。

第十三条项目负责人须根据项目要求编制项目决算。编制时要严格按照财务处提供的科研项目明细账,如实编报项目经费决算,经科技处、财务处和审计处审核签署意见后,按要求报送并存档。

第四章 收支管理

第十四条科研经费到达学校财务账后,科技处根据国家相关部门批文、科研合同、学校相关部门文件统一办理立项和入账手续,确认科研经费收入。科研经费实行专项管理,原则上一个项目列一个专项科研经费账号。

第十五条科研经费实行款到开票方式,由财务处开具行政往来结算票据。特殊情况需要预先出具票据的,项目负责人应按照学校有关规定,办理票据借用手续,并确保已开票据资金及时到款。未到款的要追缴票据,票据无法追缴的,按票据金额从项目负责人工资或津贴中扣除。

第十六条科研经费支出管理实行项目负责人负责制。项目经费的支出由项目负责人审批,项目负责人所发生的费用由所在单位负责人审批。其中,科研协作费、单笔支出超过5000元的须由科技处负责人及分管校长审签;国际合作与交流费须由国际交流合作办公室负责人审签。报销时,票据粘贴单加盖项目承担单位公章。

第十七条科研经费支出要严格遵守审核制度,严格票据审核,必要时应要求项目负责人提供明细单等有效证明,杜绝虚假票据;严格执行国家政府采购制度的规定,购买货物、工程或服务的支出,必须通过规定的采购方式、采购方法和采购程序进行,其中,设备采购须经设备与实验室管理处办理;对设备费、大宗材料费和测试化验加工费、劳务费等支出,原则上应当通过银行转账方式结算;化学药品和试剂报销时应附物品采购清单,其中,危险化学药品和试剂的采购和使用应符合《淮海工学院实验室危险化学品安全管理实施细则》的相关规定。

第十八条学校科研人员应严格按照预算批复或合同(任务书)的支出范围和标准使用经费,严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费;严禁编造虚假合同;严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人;严禁购买与科研项目无关的设备、材料;严禁虚构经济业务套取科研经费;严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出;严禁虚列、伪造名单,虚报冒领科研劳务性费用;严禁开支与项目研究活动无关的宴请、非科研用房物业管理费、娱乐场所消费、旅游费用、福利费用、罚款、捐款、赞助及其他与科研项目无关的费用;严禁设立“小金库”。

第十九条科研经费的具体支出范围:

(一)直接费用

1、设备费:是指在科研项目研究开发过程中需要购置或研制的专用仪器设备,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。要合理控制设备购置费支出,鼓励共享、试制、租赁专用仪器设备以及对现有仪器设备进行升级改造。

2、材料费:是指在科研项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

3、测试化验加工及计算分析费:是指在科研项目研究开发过程中支付给外单位(包括科研项目承担单位内部独立经济核算单位)的检验、测试、化验、加工及计算分析等费用。

4、燃料动力费:是指在科研项目研究开发过程中专用的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用。

5、会议费、差旅费:会议费是指在科研项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而召开小型会议的费用。会议费的支出应当按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。差旅费是指在科研项目研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。

6、国际合作与交流费:是指在科研项目研究开发过程中研究人员出国及外国专家来华工作的费用。国际合作与交流费应当严格执行国家外事经费管理的有关规定。

7、出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在科研项目研究开发过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请费及其他知识产权事务等费用。

8、劳务费:是指在科研项目研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关人员和课题组临时聘用人员的劳务性费用。劳务支出必须由本人签收,发至本人个人银行账户,并依法缴纳个人所得税。

9、专家咨询费:是指在科研项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。专家咨询费不得支付给参与项目和课题管理相关的工作人员。

10、其他支出:是指在科研项目研究开发过程中发生的,以上费用项目之外的直接开支。

直接费用中,会议差旅费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费等经费开支限额及开支标准,应当严格按照国家有关规定、预算批复和合同约定执行,不得擅自调整、变更预算和扩大科研经费开支标准和开支范围。

(二)间接费用

间接费用由学校根据项目预算一次性提取,统筹管理和使

用。用于学校因承担科研任务而产生的公共成本补偿支出及项目组的激励费用,包括管理费、仪器设备及房屋水电气暖等资源占用费、项目审计费及绩效支出等。间接费用使用实行总额控制,具体提取的比例,应当严格按照国家有关规定以及预算批复执行。

其中,绩效支出指部分含有绩效费用预算支出科目的项目在其实施过程中,为提高项目组成员科研工作绩效安排的相关

支出。

项目可发放的绩效支出经费,由财务处按规定设立专户归口集中管理,由项目负责人会同项目组成员,根据执行进度提出发放申请;所在学院须对其实际研究工作进行绩效考核,经科技处、财务处依据相关规定及项目计划任务书(合同书)、预算书审核后发放。

项目执行期间存在以下情况之一的,不得对其发放绩效支出:

1、未按要求及时报送项目相关材料,包括计划任务书(合同书)、预算书、年度进展报告、中期总结报告、验收材料及其他相关文件等;

2、在项目执行过程中,对项目负责人、参加人员、经费预算、研究目标、研究内容等重要事项的调整未按要求提前报批;

3、无正当理由,项目未按合同进度执行,或未按期落实上级主管部门提出的整改要求等;

4、存在违反国家法律法规、学校规章制度等以及其他影响

学校声誉的行为。

对于前款各项情形,绩效支出如已发放的,学校有权追回。

(三)协作费用

1、科研协作费用的转拨须按科研合同并经科技处和财务处共同审批。申请转拨经费的项目负责人应向科技处、财务处提供该科研项目的批复、项目合同、科研合作协议和其他必要的资料。项目承担单位要加强对外转拨经费的监督管理。

2、转拨经费时,按照合作项目合同约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。合作(外协)单位是公司、企业的,应提供收款单位法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等相关资料;合作(外协)单位是学校、科研院所、社会团体等公益性组织的,应提供收款单位组织机构代码证等相关资料。项目负责人应对合作(外协)业务的真实性、相关性负责。不得层层转拨、变相转拨经费,不得借科研协作之名,将科研经费挪作它用。

第五章 结余经费管理

第二十条对于准备结题的科研项目,项目负责人应全面清理经费收支和应收应付等款项。暂付款尚未结清的,应在结题之前全部报销或归还,项目尚有应付未付款项的,应在项目结题前全部处理完毕。对于未及时办理结题手续的项目,学校有权冻结其科研经费账号。

第二十一条科研项目结题时,项目负责人应按项目实际收入与支出结余情况填写科研项目决算表,经财务处负责人审核后加盖公章。

第二十二条科研项目结题后,项目负责人向科技处提交项目结题材料,科技处统一将清单转交财务处,财务处据此将项目余额按规定进行结转。原项目经费账号注销。

第二十三条科研经费结转审批程序:项目负责人应在每年的5月和11月向科技处提交“科研经费结转申请表”,经所在单位负责人审签,由科技处、财务处根据合同与计划书在结转申请表上签署意见,报分管科研校长审批。财务处根据审批的结转申请表,办理经费结转手续。

第二十四条科研项目结余经费10% 结转入学校科研发展基金,其余90%作为项目负责人其他项目的配套经费或作为其自选项目的研究经费。但对结余经费有特殊规定的科研项目,需按规定执行。结余经费将按类目进行结构性比例划分,主要用于科研仪器设备运转的维护、人才培养及其他研究发展项目的预研和启动等,也适当用于研究生的助研酬金等方面的开支,但不得用于发放奖金和福利等支出,不得归项目组成员所有或长期挂账,不得违反规定使用和转移结余资金。

第二十五条在研科研项目的年度结余经费,结转下一年度继续使用。

第二十六条项目因故终止或取消,科技处要书面通知财务处停止报销。项目组要及时清理账目,同时填报核算清单,交科技处审查后,由财务处核销。项目无故终止,学校要向项目负责人悉数追回已开支项目科研经费。

第六章 资产与成果管理

第二十七条凡使用科研经费购置的固定资产和形成的无形资产,均属于学校资产,必须纳入学校资产统一管理,按照学校有关规定,到资产管理处办理资产登记手续。

第二十八条凡科研项目研制组装的产品或购置的设备需要交付项目主管部门或委托方的,必须在项目合同或协议中注明,并按第二十七条之规定办理资产登记手续后,再依据项目合同或协议进行资产移交。项目完成移交给项目主管部门或委托方后,凭项目主管部门或委托方的验收单(或证明)办理项目结题、结账手续。

第二十九条学校加强对科研成果的管理和保护,除项目管理办法或项目合同另有规定外,科研成果推广应用、转化转让由学校按照国家相关法律法规以及《淮海工学院科技成果转化办法》、《淮海工学院知识产权保护管理办法(试行)》等规章制度执行。

第七章 监督检查

第三十条科技处应建立项目追踪反馈制度,及时了解项目合同执行情况及经费使用情况,督促按核定的经费预算合理使用。

第三十一条财务处应严格经费使用审批手续,按照财务制度规定规范核算,做到账目清楚、核算准确,确保资金的安全和合理使用。

第三十二条审计处应按照《淮海工学院科研经费审计实施办法》对科研经费进行审计监督,及时向分管科研校领导、科技处、财务处、有关学院和项目负责人反馈发现的问题,并提出审计意见和建议。

第三十三条项目负责人必须严格按照项目经费预算核定的用途、范围和开支标准使用项目经费,合理控制经费的各项支出;自觉接受并积极配合上级管理部门和科研经费提供方或其委托的社会中介机构,依据国家有关法规、预算和科研合同对科研经费的管理和使用情况进行的检查监督。

第三十四条学校相关管理职能部门应定期对科研经费的使用和管理情况进行检查和审计,对发现的问题,要及时纠正;对弄虚作假、截留、挪用、挤占科研经费等违反财经纪律的行为,学校将按照《财政违法行为处罚处分条例》、《江苏省财政监督办法》等法律法规予以处理处罚。

第八章 附 则

第三十五条本办法自发文之日起执行,之前规定如与本办法有抵触的,按本办法执行。凡国家和江苏省另有管理办法或规定的,按其办法或规定执行。

第三十六条横向科研经费的报销审批流程按本办法第十六条执行,学校其他部门的科研经费管理参照本办法执行。

第三十七条本办法由科技处、财务处负责解释。

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